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LE ROLE DU SYNDIC : Le contrôle du syndic

Les copropriétaires, par l’intermédiaire du conseil syndical peuvent contrôler le travail du syndic à tout moment de l’année. Mais c’est surtout lors du vote du quitus et de l’approbation des comptes que les copropriétaires doivent e montrer vigilants.

Consultation à la demande des pièces comptables

Toute l’année, le conseil syndical contrôle le syndic, notamment parce qu’il peut accéder aux documents comptables.
Entre la convocation et la date de l’assemblée générale, tout copropriétaire a le droit de consulter chez le syndic les documents justificatifs des charges de copropriété (factures, contrats de fournitures et d’exploitation, etc.).
Mais c’est l’assemblée générale qui donne l’occasion de prendre une part active à la vie de l’immeuble.

• Le quitus absous le syndic de toute faute

Voter le quitus, c’est approuver l’ensemble de la gestion effectuée par le syndic, mais aussi le décharger de toute responsabilité vis-à-vis de ses actes. Les copropriétaires admettent ainsi qu’il a correctement accompli sa mission. S’il a commis une erreur ou une faute, il s’en trouve absous.
Sa responsabilité peut toutefois être engagée pour les actes de gestion qui n’ont pas été portés à la connaissance des copropriétaires et en cas de tromperie. Pour garder la possibilité de mettre en cause la responsabilité du syndic, qui est au demeurant couverte par une assurance obligatoire, mieux vaut donc ne pas voter le quitus.

• L’approbation des comptes

L’approbation des comptes ne doit pas être confondue avec le quitus. Elle consiste à ne pas contester la réalité des dépenses engagées, à approuver la gestion comptable du syndic.
Ainsi une approbation est nécessaire, par exemple, pour pouvoir opérer la régularisation des charges à la clôture des comptes quand les provisions pour charges sont insuffisantes pour régler les factures de la copropriété.
Mais le fait que les comptes soient approuvés ne prive pas un copropriétaire de contester la position de son compte individuel.

• Une autorisation spéciale pour travailler avec certaines entreprises

Les copropriétaires ont parfois l’impression de ne pas avoir choisi les entreprises de maintenance ou de travaux intervenant dans leur immeuble. De là à suspecter une entente commerciale entre le syndic et les entreprises, le pas est vite franchi.
Pour assurer plus de transparence, le syndic doit désormais obtenir une autorisation spéciale et préalable de l’assemblée avant de conclure un contrat avec une société dans laquelle il détient des parts (il était déjà soumis à cette obligation pour signer un contrat avec un de ses salariés, un parent proche).
Cette même autorisation devra être obtenue pour signer un contrat avec une société qui a des intérêts dans son affaire.

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